規程及び規則

役員、評議員及び特別顧問の報酬等並びに費用に関する規程
（目的）
第1条 この規程は、公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律（平成１８年法律第４９号）第５条第１３号（以下「認定法第５条１３号」という。）及び公益財団法人軽金属奨学会（以下「この法人」という。）の定款第２０条（評議員に対する報酬等）、第３６条（役員の報酬等）、第３７条（特別顧問の費用）の規程に基づき、この法人の役員、評議員及び特別顧問の報酬等並びに費用の支給の基準について定めることを目的とする。
（定義）
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は当該各号に定めるところによる。

(1) 役員とは、定款第３０条に基づき置かれる理事及び監事をいう。役員は専務理事を除き非常勤（この法人を主たる勤務場所とする者以外の者をいう。以下同じ。）とする。

(2) 評議員とは、定款第１４条に基づき置かれる者をいう。評議員はすべて非常勤とする。

(3) 特別顧問とは、定款第３７条に基づき置かれる者をいう。

(4) 報酬等とは、認定法第５条第１３号で定める報酬、 賞与その他の職務遂行の対価として受ける財産上の利益及び退職慰労金であって、その名称の如何を問わず、費用とは明確に区分されるものとする。

(5) 費用とは、職務の執行に当たって必要となる経費をいう。

（報酬等の種類）
第3条 この法人の報酬等の種類は、次の各号に掲げるものとする。

(1) 役員に対する報酬

(2) 役員及び評議員に対する退職慰労金

(3) 評議員に対する報酬等

2. 特別顧問は、無報酬とする。
（報酬等の額の決定）
第4条 前条第１項第１号の役員の内、専務理事に年額７５０万円を上限とし、同項の専務理事を除く役員に対する報酬は年額５０万円を上限とし、年額は評議員会において決定する。
2. 前条第１項第２号の役員及び評議員に対する退職慰労金の額は、第５条及び別表によるものとする。
3. 前条第１項第３号の評議員に対する報酬の額は、定款第２０条により決定する。
（退職慰労金の支給条件）
第5条 退職慰労金は、役員又は評議員が退任し又は解任され、若しくは在任中に死亡（以下「退職」という。）した場合に支給する。ただし、役員又は評議員が、定款第１９条第１号又は定款第３５条第１号の職務上の義務に違反又は職務を怠ったことにより解任されたときは、当該役員又は評議員には支給しない。
2. 在任期間は、役員又は評議員に就任した日から退職した日まで暦日で計算し、１２ヶ月をもって１年とする。また、１ヶ月に満たない日数は１ヶ月に切り上げて計算する。
3. 役員又は評議員が任期満了の日又はその翌日において再び役員又は評議員に就任したときは、その者の退職慰労金の支給については、引き続き在任したものとみなす。
（報酬等の支払方法）
第6条 役員及び評議員の報酬並びに役員及び評議員の退職慰労金の支給については、法令に基づいて報酬等から控除すべき税金等を控除し、その残額を本人に支給する。
2. その支給方法は、役員及び評議員の指定する本人名義の金融機関口座へ振り込むものとする。
（報酬等の支給日）
第7条 非常勤役員及び評議員に対する報酬等の支給日は定時評議員会が開催された月の翌月末までとする。但し、常勤役員への支払いは、毎月２５日とする。また、退職慰労金の支給は、支給事由発生日の翌月末までに支払う。
（費用）
第8条 この法人は、役員、評議員及び特別顧問がその職務の執行に要する交通費等の実費相当額を、費用として支給することができる。
（補則）
第9条 この規程の実施に関し必要な事項は、理事長が理事会の承認を経て、別に定めるものとする。
（改廃）
第10条 この規程の改廃は、評議員会の決議を経て行う。
附則
（施行期日）
1. この規程は、評議員会で承認を受けた日から施行する。
（役員及び評議員の在任期間に関する経過規程）
2. 移行の登記を行った日の前日に財団法人軽金属奨学会（以下「旧財団」という。）に在任する役員又は評議員であって、移行の登記を行った日以降引き続きこの法人の役員又は評議員となった者の在任期間は、その者の旧財団の役員又は評議員としての在任期間をこの法人の役員又は評議員としての在任期間とみなす。
（別表）
①　理事長（理事のうち、定款第３１条に定める者をいう。以下同じ。） ②　①以外の者で役員又は評議員（在任１０年以上）の者 ③　①以外の者で役員又は評議員（在任５年以上１０年未満）の者
退職慰労金 10万円 5万円 3万円
（備考）
1. 役員又は評議員が退職時点で理事長に就任していた場合は、その者の退職慰労金の支給については、上表中①（理事長）の項を適用するものとする。
2. 理事長がその職を辞し、若しくは解職され、かつ引き続き役員若しくは評議員にとどまった場合又は再び役員若しくは評議員に就任した場合は、その者には上表中①（理事長）の項に掲げる額の退職慰労金を支給するものとする。
以上

情報公開規程
（目的）
第1条 この規程は、公益財団法人　軽金属奨学会(以下、当会という) における情報公開に関する基本を定めたものであり、「一般社団法人及び一般財団法人に関する法律」（平成18年6月2日）、「公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律」（平成18年6月2日）及び関連する法令の定めに従い、必要な情報を正しく公開することを目的とする。　
（管理）
第2条 当会の情報公開に関する事務は、事務局長が統括管理する。
（情報公開の対象とする資料及び備え置き）
第3条 当会の情報公開の対象とする資料は次の各号に掲げるものとし、情報公開に係る資料の閲覧場所に常時備え置くものとする。

(1) 定款

(2) 事業報告

(3) 事業報告の附属書類

(4) 貸借対照表

(5) 正味財産増減計算書

(6) 貸借対照表及び正味財産増減計算書の附属明細書

(7) 財産目録

(8) 監査報告

(9) 事業計画書

(10) 収支予算書

(11) 資金調達及び設備投資の見込み額を記載した書類

(12) 理事及び監事並びに評議員の名簿

(13) 理事及び監事並びに評議員の報酬等の基準を記載した書類

(14) 運営組織及び事業活動の状況の概要及びこれらに関する数値のうち重要なものを記載した書類

(15) 特定費用準備資金、特定資産取得・改良資金を記載した書類

2. 第一項の資料のうち(2)～(6)及び(8)については、定時評議員会の日の二週間前の日から5年間、(7)及び(12)～(15)については、事業年度終了後3ケ月以内に備えてから5年間、(9)～(11)については、当該事業年度の開始の日の前日までに備えてから当該事業年度の末日までの間、備え置くものとする。
（閲覧場所及び閲覧日時）
第4条 当会の公開する情報の閲覧場所は、当会事務所とする。
2. 閲覧の日は当会の休日以外の日とし、閲覧の時間は午前10時から午後4時までとする。
（閲覧申請の方法及び閲覧の実施等）
第5条 当会の公開する情報の閲覧を希望する者から、第3条に定める資料の閲覧申請があったときは、次により取り扱うものとする。

(1) 様式1に定める閲覧申請書に必要事項を記入し提出をうける。

(2) 事務局担当者は、閲覧申請書が提出された時は、様式2に定める閲覧受付簿に必要事項を記載する。

2. 当会の公開する情報の閲覧場所は、当会事務所とする。
3. 閲覧の日は当会の休日以外の日とし、閲覧の時間は午前10時から午後4時までとする。
（インターネットによる情報公開）
第6条 当会はインターネットによる情報公開も併せて行うものとする。
2. 第3条第1項に掲げる資料以外の資料について閲覧を求められた場合は、情報公開の対象を第3条第1項に掲げる資料に限定している旨を説明する。
（規程の改廃）
第7条 この規程の改廃は、理事会の議決を経て行なう。
附則 この規程は　平成26年3月11日から施行する。
附則 この規程は　2021年3月5日から施行する。

個人情報保護規程
（目的）
第1条 この規程は、公益財団法人　軽金属奨学会（以下、当会という）における個人情報保護に関する基本を定めたものであり、特定個人情報を除く個人情報に関して適用される法令及びその精神を尊重・遵守し、個人情報を適切且つ安全に取り扱うと共に、個人情報の保護に努めることを目的とする。
（定義）
第2条 この規程及びこの規程に基づいて策定される規則等において使用する用語については、次のとおりとする。

(1) 個人情報
「個人情報」とは、生存する個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいう。

(2) 個人情報データベース等
「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合で、次に掲げるものをいう。
① 特定の個人情報をコンピュータ・インターネット等を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
② 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの

(3) 個人データ
「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

(4) 本人
「本人」とは、当該個人情報によって識別される、又は識別され得る、生存する特定の個人をいう。

(5) 役職員等
「役職員等」とは、当会に所属するすべての理事、監事、評議員、及び従業員をいう。

(6) 個人情報管理責任者
「個人情報管理責任者」とは、理事長によって指名された者であって、特定個人情報等の管理に関する責任と権限を有する者をいう。

（適用範囲）
第3条 この規程は、すべての役職員等に適用する。また、退職後においても在任又は在籍中に取得・アクセスした個人情報については、この規程に従うものとする。
2. 各種委員会委嘱、顧問及び当会の事業について委嘱又は依頼を受けた者が、当会の業務に従事する場合には、当該従事者は、この規程を遵守しなければならない。
3. 前項の従事者を管理する立場にある者は、当該従事者に対し、この規程の遵守を確保するために必要な措置を講じなければならない。
（個人情報管理責任者）
第4条 当会においては、理事長又は専務理事を個人情報管理責任者とする。
2. 個人情報管理責任者は、この規程等の適正な実施及び運用を諮り、個人情報が外部に漏洩したり、不正に使用されたり、あるいは改窟されたりすること等がないように管理する責を負う。
（個人情報の取得）
第5条 個人情報の取得は、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他不正な手段によって取得してはならない。
2. 本人から直接に個人情報を取得する場合には、本人（本人が未成年者の場合はその保護者。以下「本人等」という。）に対して、次に掲げる事項又はそれと同等以上の内容の事項を、書面又はこれに代わる方法によって通知し、本人等の同意を得なければならない。

(1) 当会の名称、個人情報管理責任者の氏名及び連絡先

(2) 個人情報の利用目的

(3) 保有個人データに関する次に掲げる権利の存在及び当該権利行使のための方法

① 当該データの利用目的の通知を求める権利

② 当該データの開示を求める権利及び第三者提供の停止を求める権利

③ 当該データに誤りがある場合にその内容の訂正、追加又は削除を求める権利

④ 当該データの利用の停止又は消去を求める権利

3. 本人等以外の者から間接的に個人情報を取得する場合には、本人等に対して、前項アないしエに掲げる事項を書面又はこれに代わる方法で通知し、本人等の同意を得なければならない。
（利用目的及び個人情報の利用）
第6条 個人情報を取り扱うに当たっては、事前にその利用目的を明確に定めるものとし、当該利用目的は、当会の業務において必要な範囲であり、かつ本人等から同意を得た利用目的の範囲内でなければならない。
（個人情報の提供）
第7条 法令で定める場合を除き、個人情報は第三者に提供してはならない。
2. 前項の定めにかかわらず、当会の業務を遂行するために当該業務等の一部又は全部を第三者に委託する必要がある場合には、次に掲げる条件を満たす業務委託先に限り、本人等が事前承諾した利用目的の範囲内において個人情報を当該業務委託先に対して提供できるものとする。

(1) 社会通念上相当な事業活動を営む者であること

(2) 個人情報の保護に関し、この規程と同等以上の規程を有し、かつその適正な運用及び実施がなされている者であること

(3) 当会との問に、適正な内容の個人情報の保護に関する定めを締結し、これを遵守することが見込まれる者であること

3. 前項の業務委託を行う場合は、事前に個人情報管理責任者による承諾を得なければならない。
4. 本条第2項の定めに従い、個人情報を取扱う業務を第三者に委託した場合には、当会が当該業務委託先に課した個人情報の適切な管理業務が、確実に遵守されるよう適時、確認・指導するものとする。
（個人情報の正確性確保）
第8条 個人情報は、利用目的達成に必要な範囲において、正確かつ最新の内容に保つよう管理運営しなければならない。
（安全管理）
第9条 個人情報管理責任者は、個人情報の安全管理のため、個人情報の不正アクセス、漏洩、滅失又は毀損防止に努めるものとする。
2. 個人情報管理責任者は、必要に応じて個人情報の安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、当該個人情報を取扱う役職員等に遵守させなければならない。
（役職員等の監督）
第10条 個人情報管理責任者は、個人情報等の安全管理が図られるよう、個人情報等を扱う役職員等に対して必要かつ適切な指導・監督を定期的に行わなければならない。
（個人情報等の消去・廃棄）
第11条 保有する必要がなくなった個人情報等については、直ちに当該個人情報を消去・破棄しなければならない。
（通報及び調査義務等）
第12条 役職員等は、個人情報が外部に漏洩していることを知った場合又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。
2. 個人情報管理責任者は、個人情報の外部への漏洩について役職員等から通報を受けた場合には、直ちに事実関係を調査しなければならない。
（報告及び対策）
第13条 個人情報管理責任者は、前条に基づく事実関係の調査の結果、個人情報が外部に漏洩していることを確認した場合には、直ちに次の各号に掲げる事項を関係者に報告しなければならない。

(1) 漏洩した情報の範囲

(2) 漏洩先

(3) 漏洩した日時

(4) その他調査で判明した事実

（自己情報に関する権利）
第14条 本人から自己の情報について開示を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに 応じるものとする。また、開示の結果、誤った情報があり、訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるとともに、訂正又は削除を行った場合は、可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行うものとする。
（個人情報の利用又は提供の拒否権）
第15条 当会が既に保有している個人情報について、本人からの自己の情報についての利用又は第三者への提供を拒まれた場合は、これに応じるものとする。ただし、次に掲げるいずれかに該当する場合は、この限りではない。

(1) 法令の規定による場合

(2) 本人又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合

（苦情の処理）
第16条 当会の個人情報の取扱いに関する苦情の窓口業務は、事務局が担当する。
2. 個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備並びに支援を行う。
3. 事務局の事務局長は、適宜、個人情報管理責任者に苦情の内容について報告するものとする。
（改廃）
第17条 この規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。
2. 特定個人情報の取扱いについては別に定める。
附則 この規程は　平成22年9月1日から施行する。
附則 この規程は　2021年5月20日より施行する。
　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　

特定個人情報取扱い規程
第１章　総則
第１条　目的
本規則は、公益財団法人軽金属奨学会（以下「当会」という）の「個人情報保護規程」（以下「保護規程」という）の規定を受け、「個人情報の保護に関する法律」（平成２９年法律第５７号、以下「個人情報保護法」という）、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成２５年法律第２７号、以下「番号法」という）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」（以下ガイドラインという）に基づき、当会の取扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めるものである。
第２条　定義
本規程で用いる用語の定義は、次のとおりとする。なお、本規程における用語は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従うものとする。
① 「個人情報」とは、個人情報保護法第２条第１項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む）をいう。
② 「個人番号」とは、番号法第７条第１項又は第２項により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
③ 「特定個人情報」とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
④ 「特定個人情報等」とは、特定個人情報及び関連情報を併せたものをいう。
⑤ 「個人情報ファイル」とは、個人情報保護法第２条第２項に規定する個人情報データベース等であって、行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
⑥ 「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
⑦ 「個人番号関係事務」とは、番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
⑧ 「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部または一部の委託を受けた者をいう。
⑨ 「役職員等」とは、理事・監事をいう。
⑩ 「事務取扱担当者」とは、この法人において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
⑪ 「管理区域」とは、特定個人情報等に関する書類の取扱い及び管理をする区域をいう。
⑫ 「取扱区域」とは、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。
第３条　個人情報を取扱う事務の範囲
当会が個人番号を取扱う事務の範囲は、以下のとおりとする。
① 役職員等に係る個人番号関係事務
　・給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
　・その他上記に付随する手続事務
② 役職員等以外の個人に係る個人番号関係事務
　・報酬等の支払い調書作成事務
　・源泉徴収票作成事務
　・その他上記に付随する手続事務
第４条　特定個人情報等の範囲
1. 前条において、当会が個人番号を取り扱う事務において使用される特定個人情報等の範囲は、以下のとおりとする。
① 役職員等に係る個人番号関係事務に関して取得した個人番号及び個人番号とともに管理される氏名、生年月日、性別、住所等
② 役職員等以外の個人に係る個人番号関係事務に関して取得した個人番号及び個人番号とともに管理される氏名、生年月日、性別、住所等
③ 当会が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書等及びこれらの控え
④ その他個人番号と関連付けて保存される情報
2. 第１項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。
第５条　安全管理措置
特定個人情報の取得、保管、利用、提供、廃棄・削除の各段階における安全管理措置は第２章（安全管理）に従うものとする。
第２章　安全管理
第１節　組織的安全管理措置
第６条　組織体制
1. 当会は、事務局長を事務取扱担当者並びにその責任者（事務取扱責任者）とする。
2. 事務取扱担当者並びに事務取扱責任者が変更となる場合、理事長は新たに事務取扱担当者及び事務取扱責任者を任命するが、この場合において、理事長は、前任者が後任者となる者に対して、特定個人情報等に係る業務の引継ぎを、確実に行わせるものとする。
第７条　運用状況・取扱い状況の記録・確認
1. 事務取扱担当者は、本取扱い規程に基づく運用状況を確認する為に以下の項目につき、「特定個人情報取扱い管理簿」に利用実績を記入するものとする。
① 特定個人情報の入手日、内容、入手方法・媒体、入手者、保管場所、削除・廃棄記録
② 特定個人情報等の利用状況（必要とされる帳票作成等）
③ 書類・媒体等の持ち出し記録（行政機関への提出、本人への交付の記録を含む）
2. 事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱い状況を確認するために、「特定個人情報管理台帳」に以下の事項を記録するものとする。
① 特定個人情報等の範囲
② 取扱い責任者、取扱い担当者
③ 利用目的
④ 保管場所
⑤ 削除・廃棄記録
第８条　取扱い状況の確認
事務取扱責任者は、特定個人情報等の取扱い情況について「特定個人情報取扱い管理簿」及び「特定個人情報管理台帳」に基づき、毎年１回以上の頻度で確認を行うものとする。
第９条　情報漏えい等事案への対応
事務取扱担当者並びに事務取扱責任者は、特定個人情報等漏えい、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、直ちにその旨及び調査結果を理事長に報告する。併せて、当該漏えい事案等の対象となった情報主体に対して、事実関係の通知、原因関係の説明を速やかに行うものとする。
第２節　人的安全管理措置
第１０条　事務取扱担当者の監督
理事長は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対し必要かつ適切な監督を行うものとする。
第１１条　教育・研修
1. 理事長は、事務取扱担当者に、本規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負うものとする。
2. 事務取扱担当者は、本規程を遵守するため、当会もしくは、外部機関が企画・運営する教育を受けなければならない。なお、研修の内容及びスケジュールは、理事長が、事業年度ごとに決定するものとする。
第３節　物理的安全管理措置
第１２条　特定個人情報等を取扱う区域の管理
当会は、管理区域及び取扱い区域を明確にし、次の各号に従い以下の措置を講じるものとする。
① 管理区域は、当会の、事務所専用区域とし、事務取扱責任者を入出管理者として、出入り口を施錠管理する。
② 取扱い区域は、当会事務所内において、原則壁または間仕切り等を設置する。往来が少ない場所への事務取扱担当者の座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置をするなど工夫することとする。
第１３条　書類等の盗難等の防止
1. 事務取扱担当者は、管理区域及び取扱い区域における特定個人情報等を取扱う書類等の盗難又は紛失等を防止するために、毎日業務が終了した時点で、特定個人情報等に関する書類等は金庫の中に保管し、施錠しなければならない。
2. 事務取扱担当者は、個人番号関係事務を実施中に、取り扱い区域を離れる場合は、作業終了時と同じように、金庫の中に書類等を保管し、施錠しなくてはいけない。
第１４条　書類等を持ち出す場合の漏えい等の防止
1. 特定個人情報等が記録された書類等を持ち出す場合は、封筒に封入し、鞄に入れて搬送することとする。
2. 特定個人情報等が記載された書類等を、当会内で移動する場合は、専用の封筒に封入し移動することとする。
第１５条　特定個人情報の廃棄及び削除
事務取扱責任者は、事務取扱担当者又は外部委託先が、特定個人情報等を廃棄・削除したことを確認するものとする。この場合において、特定個人情報が記載された書類等の廃棄方法は復元不可能な溶解又は裁断とする。
第３章　特定個人情報の取得
第１６条　特定個人情報の利用目的
当会が、役職員等及び第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に定める個人番号を取り扱う事務の範囲とする。
第１７条　特定個人情報の取得時の利用目的の通知等
1. 当会は、特定個人情報を取得する場合は、「個人番号のご提出の件」を交付又は送付する方法により、利用目的を通知する。
2. 当会は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人へ通知し、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。
第１８条　個人番号の提供の要求
1. 当会は、第３条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人に対して個人番号の提供を求めることができる。
2. 役職員等及び第三者が、当会の個人番号の提供の要求又は第２１条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づく制度の意義について説明し、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求めるものとする。役職員等及び第三者が個人番号の提供に応じない場合は、提供を求めた経緯を記録するものとする。
第１９条　個人番号の提供を求める時期
1. 当会は、第３条に定める事務を処理するために必要があるときに、個人番号の提供を求めることとする。
2. 前項にかかわらず、本人との法律関係に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できる時点で個人番号提供を求めることができるものとする。例えば、役職員等に係る個人番号関係事務の場合は、雇用関係契約の締結の時点で、個人番号の提供を求めることができるものとする。
第２０条　特定個人情報の収集制限
当会は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。
第２１条　本人確認
1. 当会は、役職員等及び第三者から、「個人番号ご提出の件」等の文書を通じ、個人番号の提出を求める場合は、本人確認（通知カードと身元確認書類等による確認等）を行うものとする。
2. 役職員等の個人番号を、代理人を通じ取得する場合は、当該代理人の身元確認及び代理権の確認（通知カードと身元確認書類等による確認等）を行うものとする。ただし、代理人が、当会と雇用関係にある役職員等であることが明らかな場合は、当該代理人の身元確認及び代理権の確認（通知カードと身元確認書類等）は、必要としないこととする。
第４章　特定個人情報の利用
第２２条　特定個人情報の利用制限
1. 当会は、第１６条に定める利用目的でのみ利用するものとする。
2. 当会は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。
第２３条　特定個人情報ファイルの作成の制限
当会が、特定個人情報データを作成するのは、第３条に定める個人番号を取扱う事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報データを作成しないものとする。
第５章　特定個人情報の保管
第２４条　特定個人情報の保管制限
1. 当会は、第３条に定める個人番号を取扱う事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない
2. 当会は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、以下に掲げる書類及びデータを保管することができるものとする。
① 源泉徴収票及び支払い調書等を作成するために、当会が受領した個人番号が記載された申告書類及び通知カード・身元確認書類等
② 源泉徴収票及び支払い調書等を作成するためのシステム内の情報
③ 行政機関等に提出した源泉徴収票及び支払調書等の控え
第６章　特定個人情報の提供
第２５条　特定個人情報の提供制限
当会は、番号法第１９条各号に定める場合を除き、本人の同意の有無にかかわらず、特定個人情報を第三者に提供（提供とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、当会の内部での移動は、該当しないものとする）しないものとする。
第７章　特定個人情報の開示
第２６条　特定個人情報の開示
当会は、本人から当該本人が識別される特定個人情報について開示をもとめられた場合は、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。
第８章　特定個人情報の廃棄・削除
第２７条　特定個人情報の廃棄・削除
当会は、所管法令で定められた個人番号が記載された書類等の保存期間が経過した場合は、当該書類を速やかに廃棄又は削除するものとする。ただし、所管法令で定められた保存期間が経過した後においても、当該書類等を保管する場合は、個人番号を削除もしくは復元できない程度にマスキングをほどこし保管するものとする。
第９章　特定個人情報の委託の取り扱い
第２８条　業務の委託
1. 当会は、個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合は、番号法及びガイドラインに基づき、当会が果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。
2. 前項の業務を委託する場合は、保護規程第５条第２項に従うとともに、特定個人情報に関する取得、保管、利用、提供、廃棄・削除の各事務において、安全管理措置を遵守させるため、別途委託契約を締結するものとする。
第１０章　その他
第２９条　変更後の個人番号の届出
役職員等は、個人番号が漏えいした等の事情により、本人の個人番号が変更された場合は、変更後の個人番号を遅滞なく、当会に届け出なければならない。
第３０条　改廃
本規程の改廃は、事務取扱責任者が起案し、理事会の決済により決定する。
附則 この規程は　平成２９年７月評議員会終了日より施行する。